Introduction: La simplification
Notre mode de vie occidental moderne est caractérisé par un chaos constant qui phagocyte notre cerveau. On a trop d’objets, trop de choses à faire, et on se retrouve à occuper l’essentiel de notre esprit avec des considérations sans importance. Et quand on a enfin le temps de se reposer, on met notre cerveau dans un état végétatif à l’aide d’outils de « divertissement » tels que Netflix, Youtube ou la Playstation. Notre cerveau est alors tellement inactif qu’il oublie même le temps qui passe jusqu’à ce qu’on reviennent à la réalité: « Wow ça fait déjà 3 heures que je scrolle sur Instagram ! ». On se divertit (au sens ancien de « détourner ») de notre vie comme si l’espace d’un instant on souhaitait ne plus exister. Et cela fonctionne puisqu’on ne crée aucun souvenir marquant de la sorte: le temps perdu devant la télévision n’apparait pas lorsqu’on se souvient du passé. Il en va de même pour tout ce que nous faisons machinalement, sans réfléchir. Cela est lié au fait que notre cerveau ne crée des souvenirs que pour les nouvelles expériences. Ainsi, il est possible de dilater notre perception du temps en maximisant ces nouvelles expériences. Cela requiert nécessairement un effort cognitif conséquent, ce qui explique pourquoi on se tourne naturellement vers nos automatismes. Pour tout comprendre sur cet effet, je vous recommande l’excellente vidéo de Dirty Biology:
La simplification a pour objectif de réduire le temps et l’énergie perdus à des activités dispensables afin de libérer ce temps de cerveau disponible pour l’utiliser à meilleur escient: ses passions, sa famille, … Elle se décline en 3 méthodes successives et complémentaires:
- Réduction: En supprimant une activité ou un objet superflu, on le sort de notre esprit et on économise le temps qu’on y allouait.
- Structure: Il s’agit de ne jamais retenir une information qui peut être stockée autre part en l’écrivant sur un support structuré tel qu’un agenda ou tout autre forme de fichier adapté.
- Automatisation: Définir un arbre de décision pour tous les choix sans importance afin de conserver son énergie pour des choses plus essentielles.
Ce n’est pas que nous manquons de temps, c’est surtout que nous en perdons beaucoup
Socrate
Faire le bilan
Avant de prendre quelconque action pour réduire le temps perdu, il faut avoir une bonne vision de votre usage actuel de votre temps et de comment vous souhaiterez en disposer lorsque vous en aurez plus. Je vous propose une méthode d’introspection basée sur la matrice d’Eisenhower. Celle-ci se déroule en 2 étapes:
- Situation idéale: Lister et classer les choses que vous rêvez de faire
- Situation actuelle: Lister les activités auxquelles vous vous dédiez aujourd’hui afin de comparer avec votre situation idéale
Situation idéale
Activité n°1 : Lister ses désirs
La première activité de ce bilan consiste à lister toutes les choses que vous souhaitez réaliser, que ce soit de manière ponctuelle (sauter en parachute) ou régulière (passer du temps avec sa famille). Bien que cette étape semble facile, elle sous-entend une réelle introspection. Aussi, il est courant que certaines activités qui pourraient vous plaire ne se trouvent pas dans votre « monde » connu : soit parce que vous n’en avez pas connaissance, soit parce que vous n’y pensez pas spontanément. Dans ce cas, je vous recommande de consulter les nombreuses « Bucket List » disponibles sur internet pour vous en inspirer.
Il est important de ne pas considérer la faisabilité de l’idée à ce stade. Si « voir tous les pays du monde » fait partie de vos désirs, alors elle doit figurer sur la liste. A l’inverse, les choses très simples comme « lire un peu tous les jours » doivent y être incluses également. Il ne faut pas non plus oublier les acquis : Toutes les choses importantes que vous possédez déjà.
Pour chaque élément listé, il faut se poser la question s’il s’agit bien d’une chose que vous désirez personnellement ou s’il s’agit de ce que votre mère, vos amis ou la société voudrait que vous désiriez. Ce n’est pas si évident de faire la différence, parce qu’on est toujours conditionné à son insu par la publicité ou la preuve sociale. Beaucoup sont tombés dans le piège de poursuivre les rêves des autres.
Je vous conseille de vous isoler et de prendre au moins quelques heures pour construire cette liste, parce que c’est la base qui servira à initier les changements que vous souhaitez apporter à votre vie. Aussi, il faut avoir conscience que cette liste n’est jamais figée. Chaque découverte future viendra s’y ajouter, et vous finirez sans doute par en effacer certaines en vous rendant compte qu’elles ne sont pas si importantes que ça.
Pour faire votre liste, je vous propose le Template suivant. Celui-ci se décline en 5 sections :
Vous noterez qu’il n’existe pas de section « Matériel ». J’explique dans le chapitre Réduire le matériel que la possession d’objets n’a de sens que dans le but de remplir une fonction, rendre un service, et pourrait être réduite à une activité dans l’une des 5 sections du Template. Par exemple pour l’objet « voiture », l’action correspondante serait « se déplacer librement quand je le souhaite » dans la section « tous les jours ».
Activité n°2 : Classer ses désirs
Une fois la liste dressée, nous allons classer les désirs dans la matrice de priorité. Cette matrice est inspirée de la très connue matrice d’Eisenhower. Elle est constituée de deux axes :
1) Importance : Quel est le niveau d’importance que cette chose a pour vous ? Sur une échelle de 1 à 4 :
| 1. Pas du tout important | 2. Moyennement important | 3. Important | 4. Indispensable |
2) Difficulté : Quelle est la quantité de temps et/ou d’argent nécessaire à la réalisation de l’activité ? Sur une échelle de 1 à 4 :
| 1. Gratuit et/ou peu de temps | 2. Abordable et/ou un peu de temps | 3. Assez cher et/ou pas mal de temps | 4. Très cher et/ou Beaucoup de temps |
A chaque désir doit être attribuée une note d’importance et une note de difficulté, qui définit son niveau de priorité. Pour un rendu plus visuel, je vous propose de les placer sur ce Template de matrice:
En vert sur la matrice se trouvent les choses à réaliser en premier, en rouge celles à ne pas réaliser. A ce stade, il ne devrait rien y avoir dans la partie rouge, cette partie de la matrice sera utile à la prochaine étape.
Situation actuelle
L’objectif de cette étape est de réaliser un état des lieux de votre situation actuelle sur la base des deux premiers Template, afin de comparer votre vie de rêve et vos occupations actuelles.
Activité n°3 : Lister ses activités
Dans un premier temps, je vous invite à lister toutes vos activités actuelles en utilisant le Template n°1: Liste des activités. Incluez-y tout ce que vous faites tous les jours, chaque semaine, chaque mois et chaque année.
Activité n°4 : Classer les activités
Une fois la liste des activités complétée, classez-les dans la matrice de priorité (Template n°2 : Classement des activités) en attribuant à chacune d’elle une note d’importance et une note de difficulté (se référer à l’Activité n°2: Classer ses désirs).
L’exercice parait simple mais ne l’est pas vraiment. Beaucoup des choses que nous faisons sont automatiques car routinières, ce qui biaise notre perception de ce que ces actions représentent en termes de temps réel. En réalisant cet exercice, beaucoup sont sidérés par la quantité de temps qu’ils allouent à des activités qu’ils ne valorisent pas spécialement (par exemple : regarder la TV, scroller sur Instagram, …).
Vous vous retrouvez maintenant avec deux matrices :
- Celle qui représente votre réalité actuelle : C’est notre point de départ. Elle permet de savoir clairement d’où on part.
- Celle qui représente vos rêves : C’est la destination. Elle sert de ligne directrice à toutes les actions et décisions à prendre dans le futur.
La suite du chapitre vise à clarifier le chemin entre les deux, en définissant un plan d’actions concret basé sur le concept de simplification.
Simplifier
1) Réduire
L’étape la plus importante de la simplification est la réduction, c’est à dire supprimer ce qui vous prend du temps à l’origine. Si vous avez suivi à la lettre les conseils des deux chapitres précédents (Réduire le matériel et réduire les dépenses inutiles) vous avez normalement déjà gagné beaucoup de temps. L’objectif est qu’il ne reste plus rien dans la partie rouge de votre matrice des activités.
2) Structurer
Nous perdons un temps et une énergie considérable à nous organiser. La structure consiste à ne jamais retenir une information qui peut être stockée autre part (l’emploi du temps de demain, la liste des tâches à réaliser, …) en l’écrivant sur un support structuré tel qu’un agenda ou tout autre forme de fichier adapté. L’auteur à succès David Allen disait justement à ce sujet: « L’esprit est fait pour avoir des idées, pas pour les retenir ». Voici quelques conseils pour être mieux structuré:
- Avoir un Agenda exhaustif qui comprend vos tâches à réaliser (même les plus petites)
- Structurez vos fichiers (informatiques et papiers) de manière à y retrouver toute information importante facilement.
- Supprimez vos mails dès que vous les avez traité. Si un mail contient des informations à retenir, notez cette information sur l’un de vos fichiers structurés (excel par exemple) et n’archivez pas le mail. Essayer de retrouver une information dans un vieux mail est un chaos sans nom comparable à chercher une aiguille dans une botte de foin.
- Si quelque chose prend moins de 2 minutes, faites-le tout de suite. Il vous couterait bien plus d’énergie de planifier cette tâche plutôt que de vous en débarrasser directement.
Pour plus de conseils sur l’efficacité, je vous recommande cet article très complet:
3) Automatiser
Parfois nous utilisons notre cortex préfrontal (la partie du cerveau la plus énergivore, celle qui permet la créativité et l’adaptation) pour des décisions sans importance. Lorsque je travaillais dans un bureau, je voyais mes collègues hésiter de longues minutes avant de choisir l’un des plats qui était proposé à la cantine. Ceux-ci avaient déjà une charge mentale démentielle venant de leur travail, pourtant ils se cassaient la tête à choisir ce qu’il allaient manger. Nous pouvons prendre une quantité limitée de décisions par jour avant d’être épuisé, l’objectif est donc d’utiliser cette énergie uniquement pour les choix importants.
Ces décisions sans importance doivent être identifiées, clarifiées et automatisées en définissant un arbre de décision à appliquer les prochaines fois. Par exemple, si choisir vos vêtements le matin n’est pas une décision importante pour vous, définissez une tenue par contexte (boulot, week-end, sport, …) et utilisez-les sans réfléchir les jours d’après. Ces décisions ne devraient être réfléchies que lors de la première occurrence d’une situation puis prises machinalement les fois suivantes. Ces situations peuvent être un ensemble d’actions et de choix. Par exemple: A l’époque, je n’avais que 5 chemises (une pour chaque jour de la semaine) puisque je les lavais tous les week-ends. Lorsqu’une d’entre elle se trouait, j’avais défini une procédure automatisée pour la remplacer: commander machinalement une chemise de la même référence sur un e-commerce que j’avais préalablement sélectionné. Cela m’évitait de passer une après-midi dans les boutiques à essayer des dizaines de chemises.
Cet arbre de décision ne doit être remis en question que si une nouvelle variable intervient, c’est à dire un changement susceptible de le rendre invalide. Par exemple, si vous avez automatisé le choix du repas de midi en prenant le plat du jour par défaut, et que le prix de celui-ci double, il faut reconsidérer l’arbre de décision.